Antes de contratar a una secretaria virtual tienes que tener en cuenta algunas cuestiones importantes.
Hay que tomarse su tiempo, no es algo que se deba tomar a la ligera. Haz un análisis DAFO o análisis general de tu empresa, tomando en cuenta cuales son las necesidades y carencias de tu negocio y los tiempos que necesitas liberar tu tiempo en tareas que puedas delegar en una secretaria virtual para una mejor productividad y crecimiento de tu negocio.
Pero recuerda que delegar no es dejar tu negocio en manos de otra persona, siempre tienes que tener una comunicación fluida con tu secretaria, ya que es como tu confidente en el negocio y te ayudará.
Preguntas y consejos que debes hacerte antes de contratar una secretaria
- ¿ Qué trabajo me requiere mas tiempo y necesito delegar?
- Escribir todo el trabajo que necesito desarrollar durante el día o la semana.
- ¿ Qué partes de mi negocio necesito fortalecer? (Ej: ventas, publicidad, atención al cliente, cambio de estructura del negocio, etc..)
- Organización de gastos: ¿Cuánto puedo permitirme desembolsar al mes para delegar trabajo de mi negocio?
- ¿Durante cuanto tiempo me haría falta una secretaria virtual?
- ¿ Cuantas horas necesito al día o la semana una secretaria virtual ?
- ¿ En que horario me rendiría mejor la ayuda de una secretaria virtual?
- ¿ Que trabajo o tareas diarias /semanales necesito que realice la secretaria virtual para rendir y subir ganancias a mi negocio?
Identificando las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, se puede tener una noción clara de las necesidades que tú y tu negocio quieren cubrir, y comenzar a responder algunas dudas a ti mismo antes de contratar una secretaria virtual.
Debes tener claro los resultados que buscas, que desafíos hay, y cuales son tus preferencias, una vez claro todo esto puedes comenzar a buscarla.
Piensa en el perfil profesional que buscas y que se adecué mas a todas tus necesidades para tener una mejoría en todos los ámbitos que requieres.
La buena organización es un factor clave para una buena administración general de tu empresa, cuando busques una secretaria deberá ser organizada y puntual ante tus necesidades.
No dudes en dejarte aconsejar por una secretaria virtual, ten en cuenta que son profesionales y manejan diferentes empresas, el factor clave de una buena elección siempre es escuchar y oír las diferentes propuestas que te ofrecen y que están actualmente en el mercado.
En búsqueda de tu secretaria virtual, vas a encontrar distintos profesionales, con diferentes perfiles. Las virtudes y actitudes a valorar:
- Su nivel de iniciativa.
- Que tenga una actitud proactiva y que encuentre soluciones a las dificultades.
- Su capacidad de comunicarse con otros y con todo su entorno.
- Sus recursos, herramientas y metodología de trabajo.
- Sus conocimientos en diferentes áreas.
- Su capacidad de gestión.
- Que tenga todas las aptitudes para ejercer todas sus tareas que necesite.
- Que sea una persona emprendedora.
- Que sea Polivalente de confianza y cercanía .
- Su organización diaria o semanal.
Una vez hecha la elección, tan solo queda organizar todo, puedes llamar directamente o programar una llamada por Skype con tu secretaria virtual, esta herramienta es una muy buena opción a la hora de comunicarse. Hay que crear un lazo de confianza, esta es la base del trabajo en equipo y garantía de éxito.
Deben hablar mutuamente de sus proyectos, metas y expectativas para tener una buena relación, que es imprescindible y uno de los factores del éxito. Es bueno que te intereses por su proyecto y como se mueve en todo su entorno puedes aprender y mejorar tu productividad.
