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La gestión de los correos electrónicos es la organización de los emails que se reciben en forma de comunicación escrita/online.

Con la llegada de la tecnología las empresas dejaron atrás el correo postal o fax que era lo mas utilizado, por la comunicación más rápida y eficaz con los correos electrónicos.

Como ya sabemos, lo más importante en una empresa es la organización es una pieza fundamental para que todo funcione correctamente, y eso conlleva mucho tiempo, aunque pueda parecer fácil la gestionar correos electrónicos, no es tan fácil, es casi una disciplina diaria y conlleva mucho tiempo y dedicación.

 

COMO EMPEZAR A GESTIONAR TU CORREO ELECTRÓNICO CON ÉXITO

 

Lo primero que se hace para gestionar tus correos electrónicos es dividir tu trabajo y organizarlo de manera que te sea fácil y eficaz, para que puedas ver todo lo que necesitas en un simple vistazo.

 

Los 6 primeros pasos para gestionar tus correos electrónicos:

 

gestion de emails

1- Crear carpetas.

Esto te permitirá organizar todos los correos que quieras guardar, quitándolo así de la bandeja de entrada y que sea una forma rápida y accesible a futuro para buscarlo.

2- Organizar tu bandeja de entrada.

Si te llegan correos electrónicos a la bandeja de entrada organizarlos todos los días, intentando dejar la bandeja de entra despejada para así diferenciar tus correos de cada día.

3- Contestar los correos electrónicos.

Contestar en el mismo día y en la mayor brevedad de tiempo posible a los clientes, aunque es una de las tareas que más tiempo demanda, también es la más importante.

4- Separar los correos electrónicos.

Hay muchos correos que sabemos que son Spam, publicidad, etc… Seleccionarlos para que directamente vayan a las carpetas que queremos es vital para no saturar tu bandeja de entrada.

5- Propuestas, presupuestos, facturas.

Intenta realizar y contestarlos en un plazo de 24 a 48h. como máximo, porque en este tiempo, es el tiempo prudencial estimado para pensar todo lo que quieres plantear y contestar con firmeza. Sabemos que algunos clientes requieren de una contestación en el mismo día, tomate tu tiempo para realizarlo.

6- Crear rutina de trabajo.

Puede parecer muy repetitivo, pero los mayores fracasos con los correos electrónicos es la desorganización y el olvido de su revisión diaria y constante.

 

Estos son algunos puntos para empezar a organizar tus correos electrónicos, ahora queremos ayudarte a crear unas pautas diarias para tener al día y organizados todos tu emails.

Como ya os decía anteriormente es una ardua tarea que conlleva mucho tiempo, dedicación y paciencia, no desesperes, una vez que organices tu tiempo para hacerlo cada día en tu agenda, y cojas una rutina diaria te será más fácil realizarlo, recuerda que si necesitas ayuda porque no tienes tiempo, o te sientes agobiado, siempre estas a tiempo y puedes contratar una secretaria virtual que te ayude con tus tareas diarias.

 

10 RUTINAS DE TRABAJO PARA GESTIONAR CORREOS ELECTRONICOS DIARIAMIENTE

 

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1- Revisa periódicamente tu bandeja de entrada.

Si el email requiere una acción urgente (para hoy o mañana), muévelo a la carpeta que se llame, por ejemplo: “Próximo”. Si no lo requiere, muévelo a una carpeta “En Cola”. Termina la revisión siempre con labandeja de entrada vacía.

2- Elimina cada mensaje de la bandeja de entrada.

Después de leerlo, si no lo haces es posible que leas algunos mensajes varias veces.  Marcar el mensaje como No leído para indicar que aún debes hacer algo con el mensaje no es la solución; son mejores las listas de tareas.  Intenta vaciar la bandeja de entrada por completo al menos una vez al día.

3- Organiza y clasifica tus emails en carpetas.

Según la frecuencia, importancia y actividad que le das a las tareas. Crea, dos carpetas que te ayuden, puedes llamarlas “Próximo” (para emails con acción inmediata) y “En Cola” (para emails no urgentes).

4- Si tu gestor de correo utiliza marcas, colores o símbolos para clasificar emails.

Aprovecha estas funcionalidades según el criterio que consideres más conveniente, te será de una gran ayuda a la hora de detectar rápidamente los correos electrónicos y las carpetas.

5- Copia cada mensaje que requiere acción al sito adecuado:

Si estás esperando a otros emails guárdalo en una carpeta llamada ‘en espera’, y todo lo que no requiere ninguna acción inmediata, lo separas a otra carpeta que podrás llamar ‘algún día/quizás’. Las citas van al calendario y tareas a la lista de acciones.  Así te aseguras de poder reencontrarlo al momento en que lo necesitas.

6- Créate avisos en tu agenda.

Los correos electrónicos que no contestaste o dejastes en pendientes porque se te pueden olvidar contestarlos.

7- Al escribir un email, sé claro, conciso y breve.

Si necesitas mucho texto, escríbelo en un documento aparte y adjúntalo. En el cuerpo del email escribe un resumen o una conclusión, invitando a leer el detalle en el documento.

8- Adicionalmente, puedes añadir al final del asunto una o dos etiquetas para catalogar el email.

Esto es muy útil a la hora de realizar búsquedas. Las etiquetas suelen ir precedidas del símbolo # junto con una única palabra clave.

Sé muy selectivo con las etiquetas. No tengas un diccionario muy grande.

Ejemplos: #informe #urgente #importante #proyecto.

9- Intenta almacenar la mayoría de los mensajes en solo una carpeta.

Tampoco hay que volverse loco creando carpetas, hay que concretar muy bien para que es cada una y si se necesita alguna mas adicional, siempre es mejor crear una sub-carpeta, pero siempre intenta reducir el número de carpetas para que puedas visualizar y organizar bien todo lo que necesitas.

10- Al menos una vez al año, revisa y haz limpieza de los emails antiguos.

Crea una carpeta histórica, por ejemplo: Que tenga el año como nombre, y mueve ahí los emails importantes que deseas conservar.  El resto, elimínalos. Por mucho espacio que tengas, deja solo lo que necesites.

 

¿No tienes tiempo para gestionar tu correos electrónicos? Nosotros te ayudamos.

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